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语言准确是公文最突出的特点之一,是保证公文政治性、政策性和严肃性的重要手段。如果不重视这方面,或者稍微疏忽一点,就不仅仅是意思表达不完整、不明确的问题,更是一个政治问题。所以,学好公文语言,保证语言的准确性是非常必要的。
第一,分清词义的大小和轻重,这样才能用得恰当。我国语言词汇丰富,同义词、近义词很多。两者只是在引用的范围和程度上有细微的区别。如果乱用,很容易出现表述不准确的情况。比如优、优、优、好这四个词的语义是从重到轻排列的;榜样、楷模、标兵、楷模四个词的含义按降序排列。写作时要根据内容的需要,适当选择,准确表达,防止出现用词过度、用词过度、强调事物、贬低事物等问题。尤其是涉及到与表扬和批评相关的术语时,要特别小心。几年前的一个文件里有这样一句话:“xx的同志对最近的几项改革措施有抵触情绪。”“冲突”这个词显然是用词不当,把问题看得太重了。改成“缺乏深刻理解”或者“有忧虑和疑虑”更合适。
二、适当限制或补充,防止歧义。一词多义是汉语的一大特点。为了使主观理解符合文章的原意,最大限度地减少读者的误解或曲解,保证公文的严肃性,在写作过程中需要在适当的位置对一些词语进行限制和补充,而这种功能多由定、形、补来完成。比如在句子“同时,在对同一方面的思考过程中,每个概念所反映的一切都是确定性的”中,用“同时,在同一方面”作状语,对概念作必要的限制,这样“确定性”就成立了。再比如,中央关于加强作风建设的《决定》中有一句话:“全面考察干部,不能只看“全面深入”,后四个短句作为补充,都是对“全面深入”的具体阐释
第三,适时使用模糊语言,使语义表达更加准确。在公文写作中,往往会有一些无法表达,但又不适合或不容易用具体的数字和形象来表达的东西。所以要用温和委婉的语言,对事物的轮廓进行大概的描述。在这方面,模糊语言就派上了用场。比如“绝大多数……”, “…减少了“,”…略有改善”、“基本维持去年水平”、“保持基本稳定”、“没有大的波动”等等。这些语言虽然没有用确切的数字来解释,但是意思都很清楚,没有模糊的感觉。
第四,掌握关联词和复合句的用法,解决语序凌乱混乱的问题。有时候一句话或者一段话,反映的东西很多。如何安排顺序,让人们能够简洁明了地看,是一个关键问题。这就是关联词和复合句的作用。如果没有很好的掌握关联词和复合句的用法,很容易出现词语像堆砌一样堆积起来,从而导致一些语法错误,比如句子混杂、成分不全、顺序混乱、缺乏连续性等。所以要准确把握复合句的用法和关联词的使用,尽量避免出现用词混乱或关联词使用不当的问题。中央关于加强党的作风建设的《决定》中有一句话:“领导干部不论职务高低,都不准凌驾于组织之上,独断专行,违背集体决定行事。”在多个复句中,第一个是以“whatever……………………”为关联词的条件复句,第二个是以两个“不得”为关联词的并列复句,表达清晰简洁。如果不这样写,恐怕很难用很长的一段话把意思表达清楚。
五、注意语言的逻辑关系,防止概念不清或判断不当。公文的准确性也与写作者的逻辑思维和表达能力密切相关。语言正确的逻辑关系,不仅要求遵循事物的内在和客观关系来安排语序,而且要求使其符合逻辑。还要求对事物的概念表述清楚,判断准确。因此,从事公文写作的同志要学习一些逻辑知识,了解同一律、排中律、不矛盾律等形式逻辑的基本规律,并在写作实践中加以运用。这样写出来的材料会严谨准确很多,经得起推敲。如果不掌握这个技巧,就很难准确表达自己的感受,反映客观现实,容易出现概念不清或判断不当的问题。比如病句“经过深入调查,我们对这个院的基本情况和人员情况有了大致的了解”,把“人员情况”这个概念和“基本情况”这个从属概念并列,从而犯了概念不清的问题。再比如病句“忠诚可靠是衡量一个人素质的重要标准”。从同一个角度,对同一种情况做出两种完全相反的结论,这显然是不当判断。
6.注意词语的声调特征,在不同的语言中适当选择。公文的不同语言有不同的内容、作用和写作方向,在写作过程中要注意词语的感情色彩和语气特点,选择得当,防止出现文风不适应的问题。比如,对于一些强制性、规范性的文件,措辞要坚定、严肃,不能有任何歧义。此类文件中经常使用“必须”、“必须”、“绝不允许”、“严格执行”等强硬措辞;然而,对于一些指示性和指导性文件,措辞应该缓和。常用的“应该”、“应当”、“希望遵守”等词语,如果使用带有强制语气的词语,就不合适。比如,对于一些需要立即执行的紧急文件,措辞要突出“快”字;但对于那些举报、通报文件,语言要真诚、委婉、礼貌,不要让人觉得生硬、匆忙。
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