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根据《党政机关公文处理条例》,公文有15种。按照书写的流程,可以分为向上书写、平行书写和向下书写。
向上:请示、报告、意见。
平行文本:信件、通知、会议记录、建议和意见。其中,意见是重复使用。
文本:命令(令)、决定、公告、通告、通告、答复、决议、公报、意见、通知和会议记录。其中意见、通知、纪要也是重用的。
从内容上看,通知可以分为强制性和告知性两种。通知并行使用时,只能是告知性的;在以下语言中使用时,它可以是强制性的和提供信息的。
纪要分为沟通和决策。纪要作为骈文时,一般是交际性的;用在下面的语言里更有决策性。
另外,法案是行政机关的专用语言,不是党的机关用的。
起草公文时,一定要准确把握公文语言。为此,你可以先“做三个决定”:第一,确定关系,看接收方是发送方的上级、平级还是下级。二是选择语言类型。如果接收人是上级,在上行中选择语言类型;如果相等(双方不隶属),则选择平行文本中的脚本;如果收件人是下属,请在下面的文本中选择语言类型。三是确定内容。一旦选择了体裁,你就可以准备写作了。
应用领域
五种公文,用途不同。根据新规定,其具体适用范围如下:
(1)请示。适用于向上级请示和批准。
(2)举报。适用于向上级部门汇报工作和反映情况,答复上级部门的询问。
(3)评论。适用于对重要问题提出意见和解决方案。
(4)书信。适用于无隶属关系的机关之间协商工作、问答问题、请示批准、解答审批事项。
(5)通知。适用于下级机关要求执行、相关单位知晓或执行的事项的发布和传达,以及公文的审批和转发。
(6)分钟。适用于记录会议的主要情况和议定事项。
(7)提案。适用于各级人民政府依照法定程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提交的事项。
(8)订单(Orders)。适用于颁布行政法规和规章,宣布实施重大强制措施,批准授予和晋升称号,奖励有关单位和人员。
(9)决定。适用于对重要事项作出决定和部署,奖惩有关单位和人员,改变或者撤销下级机关不适当的决定。
(十)公告。适用于国内外重要或法定事项的公告。
(十一)通知。适用于一定范围内应观察或已知的事项。
(12)通知。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神,通报重要情况。
(13)回复。适用于答复下级机关的请示事项。
(十四)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(15)公报。适用于重要决策或重要事项的宣布。
需要注意的是,在实际工作中,正常的人事任免通常使用通知,属于告知性通知。向上级提交文件或其他材料时,通常使用报告。
(摘自上海文化出版社《公文写作札记》)
监制/李小标编辑/刘文涛编辑/朱制作/朱
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