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做会议记录是办公室文员的必备技能。无论是主任、副主任还是书记秘书,都必须会做会议记录,因为不同的场合需要不同的人做会议记录。
有些人认为会议记录很简单,谁都可以做,但实际上,会议记录并不是一个日常的账目,更不是从头到尾的所有事情的记录。领导说的每一句话我们都应该怎么记?抓住几个主要部分:
一、会议基本信息(如果是比较正式的、重要的会议,一般会有专门的会议记录表,这个时候记得写清楚基本信息,参会人员让大家自己签)
会议名称
会议时间
会场
参与者(写清楚出席者、出席者和缺席者,一般按排名顺序列出他们的全名)
主机、记录器
二、会议正文内容
在这里,我们需要区分会议的类型。一种是专场会议,一般只有一个主题。参与者围绕主题讨论,自由发挥。这时,你可以清楚地写出与会者的意见和结论性意见。
另一种是多话题。这时候你要把每个题目的名称写清楚,然后记住每个演讲者的发言内容,提出的意见和建议,以及最后对这个题目的总结性评论。
三、会议记录需要注意的几个问题
1.会议纪要不记得所有的事情。从头到尾都跟不上说话的速度。你要记住关键信息、关键内容、关键词,准确清晰地表达自己的意思。
2.如果不能自己玩,就要实事求是,如实记录参与者所说的话。会议纪要也是会议纪要的重要参考内容和依据,非常重要。
3.同时记住重要会议纪要的录音。录音可以补充不足,也方便后续会议纪要的编写和新闻稿的撰写。
4.结论性意见要写得清楚,重点突出,不能都是谁谁说了什么。当人们看到不明所以时,记录应该是清楚的和有条理的。
5.开会的时候,记得清楚一些领导或者与会人员交待的内容。有些领导会说:“在这个问题上,我有不同的看法…我想把这个意见记录在案。”在这里,你一定要记住,即使这个话题最终通过了,形成了一个结论性的意见,你也要明确地把这个领导的意见记录在案,千万不要置之不理。
6.根据会议的规格和需要,可以让主持人和记录人(也就是你自己)签字,存档。
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