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关于PPT----一种可视化的沟通工具

沟通是让别人接受你的观点，帮助他们理解你为什么会感到兴奋，悲伤或者喜悦等等。如果你只要陈述事实和数据，取消演示，给他们报告。

听众通常在你的演说和PPT之中选择一样，他们不会两样都做。因为需要问自己，是让他们挺你说更重要还是看效果。

演示是一个生态系统，需要从三方面考虑：需要传达的信息，可以看见的故事以及有效的表达。

常犯的错误：通常只关注所需表达的信息加上图形的堆积。

下面是做一份大约30 页的PPT 演示需要花费的时间：

6-20 个小时

研究，从网上或从同事或者行业收集信息和数据

1 小时

整理目标听众的需求图

2 小时

用便利贴上记下你的创意

1 小时

组织你的创意思想

2 小时

和你的同事就整理后的思想讨论，评估

2 小时

展开框架或叙事逻辑

20-60 小时

开始着手做PPT

3 小时

排练！排练！排练！

一共大概需要36-90 个小时

 

 

了解大众的需求。

七个问题了解听众的需求：
1、他们是谁？

2、为什么他们会过来？

3、是什么让他们彻夜难眠？

4、怎么解决？

5、你希望他们做什么？

6、如果他们不认同怎么办？

7、怎么才能最好的接触他们？

PPT软件本来就不是用来做头脑风暴和画图工具的，PPT工具是用作承载和表达思想和文字图形的而不是用来产生这些内容的。

利用BrianStorm来产生创意：

注意几点原则：

原则1：不要过早的对于Idea 的进行筛选

原则2：鼓励狂野发散的思维

原则3：这个阶段要的是数量而不是质量

原则4：记录所有人参与者的想法

原则5：每个人的想法都是有价值的

如何组织好你的创意：

光有idea还不行，需要考虑如何组织好你的创意，以便别人能够理解。

1 将你的想法讲给你的同事听；

2从同事处获取反馈，有哪些听懂了，哪些没听懂；

3 加以改进

4使用故事来描述你的思想

如何在PPT中使用图形：

PPT中常用的六种图形：其中前四种表示抽象概念，后四种表示具体的概念。

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第一种：流程图

 

第二种：结构图

矩形图表：当有两列以上的数据需要对比或总结时，可以使用矩形图表；

树形图：可以清晰的表示结构关系，上下层，多层都可以

层次图：描述层级关系，等级相互之间的作用

 

第三种：组织图
叠加图：图形之间相互叠加，既可以表达相互之间关系也可以形成新的图形

闭合图：图形之间互不重复，能形成一个整体，说明1+1>2

包含图：某些图形包含了其他小图形，可以说明那些是重要部分，那些是孤立元素

连接图：接受相互之间的管理关系

 

 

具体观点：数据展示：

第一种是对比：对比说明两组或多组数据之间的差别，可以发现数据的稳定性和离散型，说明商业运营的状态。（通过对比来显示数据的差异）

第二种是趋势：趋势图说明以时间为主轴的变化关系，如果说前者是静态的展现数据，那么趋势是直观的展示某组或者多组数据之间与时间的相关性。显示数据之间的逻辑关系，是否因时间引起变化。（通过数据的趋势图来显示数据变化）

第三种是分布：可以是时间的分布，也可以是金额的分布，可以看出运营状态。（通过数据的比例来显示分布特质）

 

• 如何设计图表展现数据（五大定律）
  
  

1. 数据展现的不仅仅是数据，而是该数据所能说明的事实
2. 要找到关键点
3. 突出需要强调的信息
   背景+数据展示+突出重点数据展示=结果
4. Kiss原则：Keep it simple stupid ：

   让读者一眼能看到所要表现的内容
   
   
   PPT有个最重要的原则是所需要表达的逻辑关系，因此在设计的时候需要遵循一定的定理，同时也要注意一定的艺术性。

   定理一： 对比产生美（其实是对比产生重点）

   定理二：用流程，排序信息处理流程
   定理三：层次发现元素之间的联系
   注意：不同的层次关系可能强调的重点不一样，并不是简单的格式上的区别。

5.  
6. 
7. 定理四：了解结构-黄金比例-单元格系统
   定理五：感知位置意义
   定理六：留白，留下视觉上的喘气空间
   
8. • 颜色：
     颜色对于演示稿非常重要，他是一种基调，可以帮助听众理解演讲时的情绪，立场以及公司的立场。选择颜色需要根据以下几个方面：

     所面向的听众，行业以及你自己的个性。例如如果是面向商务人士，则可以选择蓝色和灰色等

   •  

   

   优秀PPT需要关注的四个元素：
   背景：
   一般在第一页和最后一页放上Logo就可以了，如果必须每页都放上logo，可以在logo的周边写满文字。
   背景可以创造空间感，但必须开阔，充实，简单，尽量让背景保持简单干净。过分依赖模板会丧失创造感，除非公司有相应的设计好的模板。如果是使用立体的图形，需要确认保持各个元素的光源一致，阴影一致。保证各个图形之间的排序一致性，存现一定的规则。

1. • 注意保持字体的一致性，一般不要超过两种字体，用字体的不同形式，如粗细，下划线等来表达你所需要表达的信息。

     尽量不要给文字加上动画效果，除非有特殊必要；

     文章标题最好能够一行写下；

     如果对于未表达的内容，可以用灰色淡出的效果来强调当前的主题。

     不一定每个首字母都大写，如果必须大写，则必须保持一致性，包括标点符号。

   验证字体大小的方法：

   

    

   • PPT常用优化方法：

     1 多练习，找出每页的关键字，针对关键字联系演说，删除不必要的关键字；

     2 自己录音，针对录音，找出不必要的信息以及哪些地方需要加强等

     3 大声朗读，闭上眼睛来演说，重复至脱稿
     

   • PPT的 10/20/30法则：
     一个PPT应该只有10页幻灯片，在20分钟之内讲完，最小的字体不小于30号。

   附：

   文字：

5个在线PPT工具：

No.1Googledocs

特点：

§ 世界级品牌

o 导航清晰

o 功能相对可以

No.2PrezentIt

特点：

· 葡萄牙语网站，绝对挑战你对一门新语言的悟性

· 导航相对清晰

· 功能相对也可以

No.3ZOHO

特点：

· 品牌大（比Goole 更早推出在线办公软件）

· 点击ZOHO Show 进入PowerPoinnt

· 功能完善

· 可以使用雅虎与Google 账户登录

No.4Live-documents

特点：

· 界面华丽

· 点击Live‐Presentation 进入PowerPoinnt

· 功能强劲（具有远程会议功能）

· 可以使用雅虎与Google 账户登录

No.5Zooos

特点：

· 界面朴素

· 点击Presentation 进入PowerPoinnt

· 功能一般

· 需要使用邮件认证后注册登录