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今日干货:
晓晓是一名普通的小学老师。
我很佩服小老师,因为她的“小学老师”身份后面有一个大斜线。
儿童教育讲师;你真棒,社群联合创始人;一线教师;青年思维导图讲师;工作场所贫困学生帮助协会成员。
目前已经出版了两本书,第三本正在排版印刷。
但就是这么厉害的人,还是被Excel的问题难倒了。
这个转折,怎么感觉像是在说:你看,马云这么厉害,还是送不出去?!
01
问题描述
通过提问,你可以感受到小老师的优秀,一下子明白需求。
放大表格查看:
▲ 表 1▲表1
▲ 表 2▲表2
看完表格,我陷入了深深的思考:这些表格是干什么用的?
01
表格分析
我们先用一个2W1H的框架梳理一下。
这些手表是干什么用的?
在表1中,保存了所有教师的课程分配计划。
每个标题的大致意思是:
星期,是上课的日子;上课时间,今天哪节课;上课,教哪个班。
据说这个表是直接从系统导出的。
与表1相比,表2的内容变化不大,但结构有所调整。
只保留了“1周”和“2课时”的标题,因为这些是指定课的课表,以后会贴在教室后面。
为什么,为什么要皈依?
表1是课程安排的总表,方便教务管理人员全面掌握每位教师的课程安排状况。
表2是单个班级的课程表,方便学生了解课程计划。
因此,从“教职员工”到“学生”的角度,我们需要将表1改为表2。
怎么,怎么转换形式?
举几个简单的例子,我们来梳理一下转换的思路。
构建模块:
要把汽车形状的积木变成飞机形状,必须先把所有的积木拆开,然后再重新组装。
冰块:
要把方形的冰块变成圆形的冰块,先把冰块变成水,然后再冷冻。
时间表:
要把总课表改成单独的课表,首先要把总课表分解成一行行的数据明细,然后重新统计。
如何转换?
那么这个表的转换过程就很清楚了:
总表拆分。将汇总表分解成数据明细;计划统计。根据数据记录,重新计算排班表。
03
解决办法
◆拆分总表◆
将汇总表逐个分解成数据明细。这个数据细节看起来像什么?
从上面可以看出,每个班级、课时、周、老师都是一个单独的记录。如果有新的记录,继续添加下去。
这也是系统设计中经常用到的“数据库”概念。
怎么分?
拆分方式有很多种,如电量查询、方格、好用宝等。,可以达到这种效果。
但是记住一点,千万不要手动复制粘贴。
因为这个表单不是很标准,而且有两行标题,所以我选择了更灵活的“通用输入表单”。
设置模板。
根据表格的布局,设计转换模板。
转换数据。
模板设计完成后,点击“保存数据”按钮,“通用输入表”会根据字段的位置自动将版面汇总表变成数据表。
◆排班统计◆
有了拆分的数据表,下一步就是根据数据表制作调度表。
看到日程的结构,肯定会有人想到用pivot table来完成(我就是那个人)。
▲ 透视表只做计数统计▲透视表只统计数据。
但是,你也看到了,透视表统计的是每个老师安排的课程数量,而不是安排的课程内容。
▲ 排班表里显示的课时名称▲时间表中显示的课时名称
在Power query中使用pivot column函数可以更好的达到这个效果。
最后根据最终效果,使用下拉菜单和索引功能实现动态筛选,选择班级查看相应的课程:
04
摘要
看完这篇文章,你肯定会有很多困惑,这很正常,因为你需要学习的应该是以下几点:
数据处理流程。
了解数据处理的流程,汇总表->:数据表->:附表。
详细的数据概念。
理解所有数据格式的来源是一个数据列表(数据库)。
数据聚合工具。
要摆脱手工统计,你需要知道各种工具:电量查询、方格、好用的宝、万能输入表、电量支点、电量BI等等。
工具让我们更强大!
怎么样?这种表单设计思路你学会了吗?
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